(Code de déontologie)
UVOD
1. Svrha arhivističkog etičkog kodeksa jest, da arhivskoj struci pruži pravila ponašanja Visokog nivoa. On bi trebao upoznati nove članove struke s ovim pravilima, podsjetiti iskusne arhiviste na njihove profesionalne odgovornosti i pobuditi kod javnosti povjerenje u struku.
2. Pojam “arhivist”, kako se koristi u ovom tekstu, odnosi se na sve one koji su odgovorni za nadzor, preuzimanje, obradu, čuvanje, zaštitu i upravljanje arhivima.
3. Ustanove i arhive treba potaknuti da prihvate politiku i praksu koja će omogućiti primjenu ovoga kodeksa.
4. Svrha ovog kodeksa nije da ponudi sasvim određena rješenja za pojedinačne probleme, nego da pruži etički okvir ponašanja članovima struke.
5. Svi članci su popraćeni tumačenjem kojim se pojašnjava i ilustruje izneseni princip; članci i tumačenja čine jedinstvenu cjelinu i na taj način tvore cjelovit tekst kodeksa.
6. Primjena kodeksa ovisi o dobroj volji arhivskih ustanova i stručnih udruženja. Ona se može provesti putem obrazovanja i uspostavljanjem određenih postupaka kako bi se ponudile smjernice u slučaju dileme, ispitala ponašanja suprotna etici i, ukoliko je potrebno, primijenile sankcije.
TEKST KODEKSA
1. Arhivisti čuvaju integritet arhivske građe i na taj način pružaju garanciju da ono predstavlja trajno i pouzdano svjedočanstvo prošlosti. Prva zadaća arhivista je očuvanje integriteta zapisa koji su im povjereni na brigu i čuvanje. U izvršavanju ove dužnosti, oni vode računa o legitimnim, ali ponekad međusobno suprotstavljenim pravima i interesima poslodavaca, vlasnika, osoba koje se spominju u zapisima i korisnika, prošlih, sadašnjih i budućih. Objektivnost i Etički kodeks arhivista (Code de déontologie; Code ofethics) usvojilo je Međunarodno arhivsko vijeće na XIII. Međunarodnom arhivskom kongresu, održanom u Pekingu od 2. do 6. septembra 1996. Prevod je rađen prema francuskom i engleskom predlošku, ovisno o jasnoći tih dvaju iskaza. Objektivnost i nepristranost arhivista mjera su njihovog profesionalizma. Arhivisti se odupiru svakom pritisku, odakle god on dolazio, kojem je cilj manipulisanje svjedočanstvima ili prikrivanje ili iskrivljavanje činjenica.
2. Arhivisti vrednuju, odabiru i čuvaju arhivsku građu u njemom historijskom, pravnom i administrativnom kontekstu, poštujući princip provenijencije, čuvajući izvorne odnose među zapisima i omogućujući da se oni jasno uoče. Arhivisti djeluju u skladu s općeprihvaćenim principima i praksom. Arhivisti obavljaju svoje zadaće i svoje funkcije u skladu s arhivističkim principima u vezi sa nastajanjem, upravljanjem i raspolaganjem spisima u uredu, registraturi i međuarhivu, uključujući elektronske i multimedijalne zapise, zatim u vezi sa odabiranjem i preuzimanjem zapisa radi njihove konačne pohrane u arhiv, u vezi sa sigurnošću, čuvanjem i zaštitom arhivske građe o kojoj brinu, u vezi sa sređivanjem, opisivanjem, objavljivanjem i osiguravanjem dostupnosti tih zapisa. Arhivisti vrednuju zapise nepristrano, zasnivajući svoj sud na temeljitom poznavanju administrativnih potreba svoje ustanove kao i akvizicijske politike svoje ustanove. Oni sređuju i opisuju zapise koji su odabrani za čuvanje u skladu s arhivističkim principima (posebno u skladu s principom provenijencije i principom izvornog reda) i općeprihvaćenim standardima, i to što je brže moguće. Arhivisti vode akvizicijsku politiku u skladu s ciljevima i raspoloživim sredstvima svojih ustanova. Oni ne zahtijevaju i ne prihvaćaju preuzimanje građe kad to predstavlja opasnost za integritet ili sigurnost zapisa; oni su spremni na saradnju kako bi se ti zapisi smjestili u najprikladnija spremišta. Arhivisti se zalažu za povrat arhivskoe građe otuđene iz zemlje.
3. Arhivisti čuvaju vjerodostojnost zapisa tokom postupka obrade, zaštite i korištenja. Arhivisti postupaju tako, da arhivska vrijednost zapisa, uključujući i elektronske ili multimedijalne zapise, ne bude umanjena arhivističkim postupcima odabiranja, sređivanja i popisivanja, zaštite i korištenja. Svako odabiranje provodi se u skladu s pažljivo utvrđenim postupcima i kriterijima. O zamjeni originala drugim oblicima odlučuje se na temelju razmatranja pravne, unutrašnje i informativne vrijednosti zapisa. Kada su zapisi čije korištenje podliježe ograničenjima privremeno uklonjeni iz spisa, to treba saopćiti korisniku.
4. Arhivisti osiguravaju da zapisi budu stalno dostupni i razumljivi. Pri odabiranju zapisa za trajno čuvanje ili za izlučivanje, arhivisti prije svega vode računa o potrebi da se sačuva temeljno svjedočanstvo o djelovanju osobe ili ustanove koja ih je proizvela ili prikupila, ali isto tako imaju u vidu da se interesi istraživača mijenjaju. Arhivisti moraju biti svjesni da preuzimanje zapisa sumnjivog porijekla, čak i kad su oni veoma zanimljivi, potiče nezakonitu trgovinu. Oni pružaju pomoć svojim kolegama i službama nadležnim za krivično gonjenje osoba osumnjičenih za krađu arhivske građe.
5. Potrebno je da arhivisti dokumentiraju svoje postupke pri obradi arhivske građe i da budu u stanju opravdati ih. Arhivisti se zalažu za ispravne postupke čuvanja zapisa tokom njihova životnog ciklusa i sarađuju sa stvaraocima građe kod upotrebe novih oblika i postupaka u upravljanju informacijama. Arhivisti se ne brinu samo za prikupljanje postojećih zapisa, nego također osiguravaju da postojeći informacijski i arhivski sistemi uključuju od samog početka odgovarajuće postupke koji omogućuju da se vrijedni zapisi sačuvaju. U pregovorima sa službama koje predaju građu , odnosno sa vlasnicima zapisa, arhivisti se zalažu za donošenje poštenih odluka utemeljenih – kad god je to moguće – na punom uvažavanju sljedećih činjenica: ovlaštenja za predaju, poklon ili otkup, finansijskog dogovora i koristi, plana obrade građe, autorskih prava i uslova korištenja. Arhivisti čuvaju pisani trag o preuzimanju zapisa, o njihovoj zaštiti i obradi.
6. Arhivisti se zalažu za što širu dostupnost građe i pružaju usluge svim korisnicima bez razlike. Arhivisti izrađuju odgovarajuća opća i posebna informativna pomagala, i to za sve fondove koje čuvaju. Oni svima nepristrano pružaju savjete i koriste raspoloživa sredstva kako bi pružili ujednačen nivo usluga. Arhivisti odgovaraju uljudno i s nastojanjem da pomognu, kod svih razumnih istraživanja koja se odnose na zapise o kojima oni brinu, i potiču njihovo korištenje u najvećoj mogućoj mjeri u okvirima koje određuju politika ustanove, zaštita građe, poštivanje zakonskih odredbi i propisa, prava pojedinaca te sporazuma s primopredaocima. Arhivisti mogućim korisnicima daju objašnjenja o ograničenjima korištenja i primjenjuju ih pravedno. Arhivisti suzbijaju nerazumna ograničenja u pristupu i korištenju zapisa, ali mogu predložiti ili prihvatiti kao uvjet za preuzimanje neke građe jasno utvrđena ograničenja s privremenim trajanjem. Oni se strogo pridržavaju i nepristrano primjenjuju sve detalje utvrđene u trenutku preuzimanja građe, ali u interesu liberalizacije pristupa, oni bi trebali iznova dogovoriti uslove ugovora kada se okolnosti izmijene.
7. Arhivisti poštuju i slobodu pristupa i privatnost te postupaju unutar granica zakonskih propisa koji su na snazi. Arhivisti se brinu da privatnost pravnih i fizičkih lica, jednako kao i državna sigurnost budu zaštićene bez uništavanja informacija, naročito u slučaju elektronskih arhiva gdje su promjene i brisanje podataka uobičajena praksa. Arhivisti moraju poštovati privatni život osoba koje su stvorile zapise, kao i onih na koje se zapisi odnose, osobito kada te osobe nemaju utjecaja na odluke o korištenju i raspolaganju građom.
8. Posebno povjerenje koje im je poklonjeno, arhivisti koriste na dobro svih i ne služe se svojim položajem za vlastitu ili bilo čiju neopravdanu korist. Arhivisti se suzdržavaju od bilo kakve djelatnosti koja bi mogla štetiti njihovom profesionalnom integritetu, objektivnosti i nepristranosti. Arhivisti ne povlače iz svoje djelatnosti nikakvu materijalnu ili drugu ličnu korist koja bi mogla biti na štetu ustanove, korisnika i kolega. Arhivisti ne sakupljaju izvorne zapise i ne učestvuju u trgovini zapisima kao privatne osobe i za vlastitu korist. Oni izbjegavaju djelatnosti koje bi mogle kod javnosti proizvesti utisak sukoba interesa. Arhivisti mogu koristiti arhivske fondove svoje ustanove za osobna istraživanja i objavljivanje, ukoliko se takav posao obavlja pod istim uslovima pod kojima rade ostali korisnici iste građe. Oni ne otkrivaju niti koriste informacije do kojih su došli radom na arhivskim fondovima kojima je pristup ograničen. Oni ne dopuštaju da njihov lični interes za istraživanje ili objavljivanje dođe u sukob s profesionalnim ili administrativnim zadacima radi kojih su uposleni. Kada koristi građu vlastite ustanove, arhivist ne smije koristiti svoje znanje o neobjavljenim rezultatima pojedinih istraživača, a da ih prethodno ne obavijesti o svojoj namjeri da se njima posluži. Arhivisti mogu iznositi ocjene i mišljenja o radovima koji su bliski njihovom području istraživanja, uključujući i radove koji su nastali na osnovi fondova koje čuvaju. Arhivisti ne dopuštaju nikome izvan svoje struke da se miješa u njihov posao i zadatke.
9. Arhivisti nastoje postići najbolji stručni nivo sistemski i stalno obnavljajući svoje znanje s područja arhivistike i dijeleći s drugima rezultate svojih istraživanja i iskustava. Arhivisti ulažu napore da razviju svoje stručno znanje i osposobljenost, da pridonesu napretku arhivistike i da osiguraju, da oni za čije su obrazovanje ili obuku zaduženi, budu osposobljeni za kompetentno obavljanje svojih zadataka.
10. Arhivisti unapređuju zaštitu i korištenje svjetske arhivske baštine kroz saradnju s pripadnicima vlastite i drugih struka. Arhivisti nastoje pojačati saradnju i izbjeći sukobe sa svojim kolegama te riješiti teškoće, potičući ih na poštovanje arhivističkih standarda i profesionalne etike. Arhivisti sarađuju s predstavnicima srodnih struka u duhu međusobnog poštovanja i razumijevanja.
Brošuru “Etički kodeks arhivista” u izdanju Arhivističkog udruženja Bosne i Hercegovine možete preuzeti ovdje.
Originalni tekst kodeksa na raznim jezicima možete pogledati na stranici Međunarodnog arhivskog vijeća (ICA).